Verleg grenzen als coördinerend management assistant

Binnen de diensten traumatologie en orthopedie van UZ Leuven wensen we steeds de beste zorg voor onze patiënten te garanderen. Een dynamisch en deskundig secretariaatsteam biedt de nodige ondersteuning bij de verdere groei en uitbouw van onze activiteiten. Momenteel zijn we op zoek naar een coördinerende management assistent die enerzijds het secretariaat van de dienst orthopedie aanstuurt en anderzijds de brug maakt met het administratieve team van de dienst traumatologie.

Het betreft een voltijdse vacature voor onbepaalde duur.

Hoe verleg je grenzen?

Je rol is uitdagend, gevarieerd en omvat een brede waaier aan administratieve en organisatorische taken ter ondersteuning van het medisch diensthoofd. Je bent de administratieve spil van de dienst en onderhoudt goede contacten met het medisch, paramedisch en administratief personeel van de dienst.

• Je bent het aanspreekpunt van stafleden, artsen, clinical fellows, stagiairs voor al hun administratieve vragen. Je staat mee in voor de telefonische en e-mail permanentie op het dienstsecretariaat orthopedie en je dispatcht vragen snel en efficiënt aan de juiste medewerker of dienst.
• Je coördineert de operationele werking van het secretariaatsteam en je garandeert een vlotte, efficiënte en klantgerichte adminstratieve dienstverlening, zowel voor interne (bijv. artsen) als externe betrokkenen (bijv. huisartsen, patiënten, bedrijven).
• Je beheert de  agenda van het medisch diensthoofd, bewaakt zijn beschikbaarheid en telefonische permanentie.
• Je werkt management ondersteunend voor het diensthoofd en de stafleden (zoals onderwijsondersteuning, notuleren bij vergaderingen, kredietbeheer enz). Je zorgt voor de adminstratieve ondersteuning bij de organisatie van congressen en examens.
• In samenwerking met de clinical support managers sta je in voor een correcte en kwaliteitsvolle uurroosterplanning voor de hele dienst, en het afsprakenbeheer van de dienst orthopedie. Je suggereert oplossingen en signaleert knelpunten aan het medisch diensthoofd.
• Je initieert en implementeert projecten om de kwaliteit van de secretariële dienstverlening te optimaliseren.
• In nauw overleg met de stafleden en de artsen volg je de patiëntenadministratie op (bijv. opvolging voorschriften, attesten, oka- plannning, …).

Wat heb je daarvoor nodig?

• Je bezit minimum over een bachelor diploma en hebt bij voorkeur een eerste relevante ervaring in het aansturen van administratieve teams.
• Je bezit een goede kennis van MS office en Filemaker Pro en je bent bereid om je softwarekennis op peil te houden.
• Je hebt een goed organisatievermogen, je neemt initiatieven en werkt resultaatgericht.
• Je kan autonoom werken.
• Je houdt van werken onder bepaalde druk, en je schakelt makkelijk tussen taken.
• Je denkt oplossingsgericht.
• Je beweegt je vlot in een hiërarchische omgeving.
• Je bent vlot drietalig (N-F-E) zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent flexibel en je draagt bij tot een vlotte collegiale samenwerking.
• Je werkt verbindend en onderhoudt goede contacten met het medisch en paramedisch personeel van de dienst.
• Je bent communicatief, discreet en vriendelijk.
• Je bent nauwkeurig en stipt in je opdrachten.