Verleg grenzen als coördinerend secretariaatsmedewerker

In UZ Leuven bundelen dagelijks bijna 10.000 gedreven medewerkers hun expertise om kwalitatieve patiëntenzorg aan te bieden. Momenteel willen we deze groep versterken met een coördinerend secretariaatsmedewerker binnen de dienst spoedgevallen.  Binnen de spoedgevallendienst zijn er 3 secretariaatsmedewerkers actief.  Er is nu een vacature ontstaan omdat één van de medewerkers met pensioen gaat.

Het betreft een vacature voor onbepaalde duur met een tewerkstellingspercentage van 80%-100%.

Hoe verleg je grenzen?

• Je bouwt een efficiënte en professionele secretariële ondersteuning uit.
• Je bent het aanspreekpunt binnen het secretariaat en hebt een brugfunctie binnen de dienst tussen de verschillende betrokkenen.
• Je rapporteert de lopende zaken naar het diensthoofd en bepaalt mee de prioriteiten in het werk van het secretariaat en de taakverdeling.
• Je ondersteunt het medisch diensthoofd en de medische stafleden in o.a. briefwisseling, postbehandeling, agendabeheer en het maken van rapporten en presentaties en je kan hierbij de prioriteiten correct inschatten.
• Je zorgt mee voor de telefoonpermanentie op de dienst.
• Je staat mee in voor het verwerken en opvolgen van gegevens in databanken.
• Je kan systemen opzetten voor het registreren, classificeren en opvolgen van gegevens.
• Je zorgt voor de voorbereiding van gegevens zoals financiële transacties, onderzoeksprojecten, publicaties, symposia, rampenplanning en leeropdrachten.
• Je hebt een bijzondere interesse voor het opzetten en onderhouden van een digitaal communicatieplatform voor de dienst (zowel intern als extern) voor het opvragen van wensen/opleiding/overleg- en examenmomenten/wachtregelingen enz...
• Je houdt ervan om samen met het dienstsecretariaat verbeteracties op te zetten en deze op te volgen in nauw overleg met het diensthoofd.
• Je bent bereid om je kennis over administratieve processen en ontwikkelingen constant bij te schaven om nieuwe ontwikkelingen binnen de dienst maximaal te ondersteunen op administratief vlak.

Wat heb je daarvoor nodig?

• Je bezit een bachelordiploma office management, afstudeerrichting (medical) management assistant of gelijkwaardig door ervaring en je hebt reeds een aantal jaar relevante ervaring op het niveau van een directiesecretariaat.
• Je bent vlot drietalig (N-F-E), zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bezit een zeer goede kennis van MS Office en bent bereid om jouw softwarekennis op peil te houden.
• Je bent flexibel en staat open voor een vlotte collegiale samenwerking, je bent een echte team player.
• Je onderhoudt goede contacten met het personeel van de dienst.
• Je bent discreet en houdt rekening met de medische deontologie.
• Je bent nauwkeurig en stipt in opdrachten.
• Je hebt een goed organisatievermogen en je kan zelf initiatieven nemen.
• Je bent stressbestendig.